"Optimalisatie Planning & Control in de 
zorg". Rond dit thema organiseerde het Academisch Medisch Centrum Amsterdam op 20 maart een bijeenkomst voor financiële managers van ziekenhuizen. Doel van de bijeenkomst: het delen van elkaars ervaringen en kennis met betrekking tot het budgetteringsproces, prognoses en de onderhandelingen met de zorgverzekeraars.
Als gastspreker gaf Peter Fransen (manager Planning en Control van het Rijnstate) een inleiding op het onderwerp Budgettering en Forecasting. Rijnstate heeft in 2009 haar begrotingsproces gedegen geëvalueerd en in 2010 samen met consultants van Axians Performance Solutions opnieuw ingericht, daarbij gebruik makend van Cognos Planning.
Prognoseproces en budgettering in de zorg
Uit de discussie met de deelnemers aan het seminar bleek dat het begrotings- en prognoseproces in veel ziekenhuizen nog een grote uitdaging is. Veelal worden de begrotingen in Excel gemaakt en via de mail met elkaar gedeeld, waardoor nogal eens onduidelijk is welke versie de meest recente is. Tevens is vanwege de omvang en complexiteit de foutgevoeligheid bij het gebruik van Excel voor de begroting van de ziekenhuizen groot. Een bijzondere uitdaging in het budgettering en prognoseproces is de interactie hiervan met de onderhandelingen die gevoerd worden met zorgverzekeraars. Uiteindelijk moeten de resultaten van deze onderhandelingen weer terug gevoerd worden in de begroting. Vaak zijn begrotingen ook nog de verantwoordelijkheid van Planning en Control in plaats van het verantwoordelijke afdelings- of zorgmanagement. Een directe relatie tussen opbrengsten, kosten, resultaat en financieel kader ontbreekt, het proces is tijdrovend en is er geen centraal zicht op de voortgang van het begrotingsproces.
Hierdoor zijn prognoses in de zorg boterzacht, niet taakstellend en verliezen ze naar het einde van het jaar hun waarde.
De toehoorders werden verrast door de presentatie van Peter Fransen van het Rijnstate waarin hij hen meenam in het proces waarmee Rijnstate haar begroting en prognoses heeft verbeterd door de invoering van Cognos Planning voor het begrotingsproces en de verantwoordelijkheid van de begroting te leggen bij de managers waardoor sindsdien alles op elkaar aansluit, de manager zijn eigen begroting maakt en scenario’s kan doorrekenen, er geen consolidatiefouten meer zijn en rapportages direct voorhanden zijn.
Forecasting zorgsector: de volgende stap
Een volgende stap in het budgettering en prognoseproces is de rolling forecast. Door per kwartaal of maandelijks twaalf maanden vooruit te begroten, neemt de professionaliteit van het begroten en de bedrijfsvoering toe, worden de prognoses accurater en sluiten ze beter aan op de realisatie. Een uitdaging hierbij is nog wel dat de afspraken met de verzekeraars van kalenderjaar tot kalenderjaar lopen.
Rijnstate heeft, na een jaar op de nieuwe manier begroot te hebben, besloten om deze volgende stap te nemen en middels een rolling forecast telkens 12 maanden vooruit te plannen. Hierdoor heeft Rijnstate bereikt dat de prognoses beter onderbouwd zijn, beter inzichtelijk en beter gelinkt aan de realisatie. De Raad van Bestuur en het management team zijn nu in staat tot bijsturen omdat ze elk kwartaal weten waar ze 12 maanden na dato uitkomen. Rijnstate is hierdoor meer in control.
