Een hotel met prachtige kamers, een gym, een spa, een zwembad, een filmzaal, verschillende vergaderzalen met uitzicht op zee. Een droombestemming. Maar als het op een eiland staat waar geen boot naar toegaat, maakt niemand er gebruik van. Zo is het soms ook met SharePoint. Daarom elf tips die ervoor zorgen dat ‘uw hotel’ optimaal gebruikt wordt.
Dat kan toch niet zo moeilijk zijn
Samenwerken, kennisdelen en het behalen van efficiency in de zorg wordt steeds belangrijker. De kans dat uw afdeling ICT van het management de vraag krijgt om daarvoor een oplossing te bedenken is dan ook vrij groot. Kunnen we onze protocollen en werkinstructies bereikbaar maken voor iedereen? Kan ik mijn taken en afspraken snel inzien? En hoe vind ik snel een collega met de juiste ervaring voor de behandeling van deze cliënt?
Dat kan toch niet zo moeilijk zijn?
Procesverbetering in de zorg
Pragmatisch als een ICT-afdeling is, gaat men direct aan de slag. De afdeling ontwerpt een prachtig kwaliteitssysteem op basis van sharepoint waarop gebruikers alle kwaliteitsdocumenten kunnen vinden, kunnen reageren op actuele ontwikkelingen in de zorg of kunnen samenwerken aan het project Zorg in de wijk. De ICT-afdeling stuurt de medewerkers die het SharePoint platform moeten gaan gebruiken vervolgens keurig een link naar de site. En dan? Dan versturen de medewerkers en managers in veel gevallen de documenten toch nog gewoon via de e-mail. Soms wordt wel een poging gedaan, maar werkt het toch niet helemaal zoals men verwacht had en haakt men af.
Wat gaat er mis?
De eindgebruiker kent de weg naar ‘het hotel’ niet en weet niet achter welke deur welke voorziening zit. Om dit te voorkomen is het belangrijk in een vroeg stadium na te denken over de uitrol van het platform in de organisatie. Bijvoorbeeld door eindgebruikers bij de ontwikkeling van het SharePoint platform te betrekken en te denken vanuit hun werkprocessen.
Deze elf stappen zorgen ervoor dat uw medewerkers ‘uw hotel’ optimaal gaan gebruiken.
Is dit herkenbaar en is uw zorginstelling ook toe aan de inrichting van zo’n informatieplatform?
Kom luisteren hoe u de theorie en de praktijk met elkaar kunt verbinden. Schrijf in voor de rondetafelsessie DMS/RMS in Microsoft SharePoint op donderdag 27 maart 2014 te Zaltbommel!
