Laatst was ik op een bijeenkomst bij een VVT-instelling waar ik sprak met een eerst verantwoordelijk verzorgende (EVV’er). Hij sprak vol enthousiasme over zijn werk, maar toen we verder ingingen op het thema van die ochtend, kwamen er toch diverse pijnpunten naar boven. Want hoe zit het precies met alle communicatie die een EVV-er op een dag moet verzorgen met de cliënt, de familie, de artsen, het ziekenhuis, interne collega’s?
Communicatie bij zorginstellingen: een grote uitdaging
Ik wist dat dit veel, vaak én tijdrovend was maar niet dat dit op een gewone dag zomaar de helft van de werktijd in beslag nam. Laat staan op een dag met een paar bijzondere gebeurtenissen! Denk eens aan de situatie dat de aankomstdag van een nieuwe cliënt niet goed is aangekondigd door het ziekenhuis. Het gevolg is dat de afdeling nog niet klaar is en de familie is niet geïnformeerd dus ook niet aanwezig. Dit levert veel bellen en regelen op om de uiteindelijke intake en opname goed te laten verlopen en de cliënt op het gemak te stellen. Of de situatie dat familieleden onderling geen goede verhouding hebben, maar wel allemaal op de hoogte willen blijven van de situatie van hun moeder. De EVV’er moet dan met hetzelfde bericht diverse familieleden bellen om aan de afspraken te voldoen. Iedereen zal beamen dat deze vorm van communicatie in de zorg niet bepaald het toppunt van efficiency is.
Kan de efficiency en kwaliteit van zorg niet omhoog?
De vraag is of we deze EVV’er kunnen helpen om slimmer en sneller te communiceren en de efficiency in de zorg te verhogen zodat hij tijd overhoudt die hij aan verbetering van de zorgkwaliteit en aan de cliënten zelf kan besteden. Mijn antwoord is een volmondig JA, dat kunnen we! Want waarom moet hij nog steeds collega’s verschillende mailtjes sturen over hetzelfde onderwerp? En diverse pogingen doen om familieleden telefonisch te bereiken? Of veelvuldig inloggen in verschillende systemen om alle gegevens compleet te krijgen? Op deze manier verliest hij niet alleen kostbare tijd maar het is ook maar zeer de vraag of op deze manier communicatie in de zorg tot stand wordt gebracht die eenduidig en van goede kwaliteit is. Immers, hoe meer kanalen worden gebruikt, hoe meer ruis er op kan treden. En dan hebben we het nog niet eens over de foutgevoeligheid als informatie handmatig wordt overgenomen van verschillende bronnen of verspreid over vier telefoongesprekken met betrokkenen moet worden gedeeld. Dit alles komt de kwaliteit van de zorg zeker niet ten goede. Hoe komen we tot een efficiencyverbetering in de zorg?
Communiceer eenduidig, via één systeem waarin de cliënt centraal staat
Dit kan veel efficiënter door te kiezen voor één centraal informatieplatform waar alle informatie uit verschillende systemen geïntegreerd wordt aangeboden aan de verschillende doelgroepen. Denk daarbij aan de interne medewerkers, aan de cliënt en zijn familieleden/mantelzorgers, maar ook aan de externe zorgpartners.
Als al deze doelgroepen op persoonlijke basis kunnen inloggen in het centrale zorgportaal, vinden ze daar de informatie die voor hen bedoeld is. En de EVV’er hoeft maar op één plaats te zorgen voor alle actuele, bijgewerkte gegevens en berichten aan familie en collega’s. Dat is slimmer communiceren en verbeteren van de efficiency in de zorg waarbij de cliënt centraal staat. Door ons ook wel ‘Smartcare’ genoemd.
Lees meer over de visie van Imtech op de care sector op Smartcare en download de whitepaper ‘De business case voor een geïntegreerde informatie-architectuur’. 
