Het wordt steeds duidelijker dat het concept ‘iedereen heeft recht op dezelfde zorg’ in de toekomst niet gehandhaafd blijft. De Raad van Bestuur moet een visie ontwikkelen waar de organisatie naartoe wil. Vaak kan gebruiksvriendelijke ICT helpen hoe ze daar kunnen komen. Denk aan een centraal informatieplatform voor alle doelgroepen, betere onderlinge communicatie, samenwerking via mobiele toepassingen en de juiste stuurinformatie dankzij ketenintegratie. Maar waar begin je? Een zorgvuldige ICT-strategie is zowel voor de Raad van Bestuur als voor ICT- en informatiemanagers van belang om gestructureerd de juiste stappen te ondernemen op weg naar het gewenste einddoel.
ICT-infrastructuur door toevalligheden ontstaan
Zorginstellingen werken vaak met verschillende applicaties die allemaal hun eigen bedrijfsproces ondersteunen (denk aan het ECD, documentmanagement, ERP, HRM, financieel en ga zo maar door). Veel functionaliteit zit vaak ook in meerdere applicaties. Als u hier niet goed over nadenkt, ontstaat er binnen no-time een wirwar aan applicaties. Veel zorginstellingen bevestigen ook dat het ICT-landschap zoals het nu is vaak ‘door toeval tot stand is gekomen’, niet in de laatste plaats omdat ze vaak drukker zijn met het server- en netwerkbeheer dan met het uitstippelen van een juiste toekomstvisie.
Het is dan moeilijk om de juiste volgende stap te zetten. Denkt u ook wel eens na over:
- Hoe overdrachten van diensten sneller en beter kunnen?
- Waarom protocollen in orders in de kast niet werken?
- Waarom de registratie in het ECD zo omslachtig is?
- Hoe u beter informatie kunt delen tussen zorgprofessionals?
- Hoe u uw collega’s kunt voorzien van informatie in de context van hun werk?
- Hoe informatiesilo’s een integraal cliëntbeeld beperken?
Het belang van een toekomstvaste informatie-architectuur
Een informatie-architectuur kan u hierbij helpen. Zie het als een blauwdruk. Deze beschrijft welke data wordt vastgelegd in welke systemen en hoe de verbindingen tussen deze systemen zijn. Hieruit blijkt dus ook welke informatie in meerdere systemen wordt vastgelegd en - belangrijker nog - hoe u dit kunt voorkomen! Door juiste koppelingen en door informatie in te voeren in één bronbestand, wordt deze informatie vervolgens automatisch overgenomen in de gewenste andere applicaties. Op deze manier kunt u dankzij een overzichtelijke en toekomstvaste informatie-architectuur een heldere visie ontwikkelen over hoe u het huidige gefragmenteerde applicatielandschap kunt consolideren en integreren tot een flexibele service-architectuur. Dankzij een dergelijke consolidatieslag kunt u natuurlijk aanzienlijk besparen op ICT-beheer en bijbehorende kosten.
ICT in de zorg geeft invulling aan toekomstvisie
Een logisch vervolg na een toekomstvaste informatie-architectuur is een heldere visie. Een visie op hoe geïntegreerde informatievoorziening u kan helpen bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Een gemene deler zal zijn dat de cliënt meer en meer centraal komt te staan in het zorgproces. Dit betekent dat informatie veel beter moet worden gedeeld tussen zorgverleners onderling en met de cliënt en/of diens verwanten. Het is aan ICT en management om na te denken over hoe u deze cliëntinformatie wilt inzetten en delen met medewerkers, en in de toekomst ook met ketenpartners. Vaak is het moeilijk om eerst volledig de ICT-strategie uit te denken. Dan is het aantrekkelijk om weer vanuit de behoeften op de werkvloer van onderaf te beginnen. In de praktijk zien we dat vaak een tweesporenbeleid wordt gevolgd. Belangrijkste is dat u zichzelf continu blijft afvragen en triggeren hoe uw ICT-strategie invulling geeft aan uw toekomstvisie.
Bent u al klaar voor de toekomst? Ik nodig u van harte uit om uw best practices met andere zorgprofessionals te delen. U kunt ook door 10 korte vragen te beantwoorden (<3 minuten) uw eigen ICT-situatie doorlichten in onze SmartScan. U ontvangt direct na verzending uw antwoorden in een overzichtelijk dashboard gepresenteerd.
