Meerdere keren inloggen in afzonderlijke applicaties, dezelfde informatie veelvuldig invoeren, tijdrovende overdracht van diensten, onvoldoende informatie over de cliënt, en ga zo maar door. Allemaal zaken die het plezier van medewerkers in de zorg niet ten goede komt. Veel liever zijn ze namelijk bezig met hun cliënten zo goed mogelijk te verzorgen. De hoge registratiedruk, mede veroorzaakt door versnipperde ICT, leidt hierbij af. En dat terwijl door de vergrijzing en toenemende zorgvraag ‘de zorg steeds meer moet strijden voor talent’, zo wordt in veel Raad van Bestuurskamers duidelijk.
Positieve werksfeer 2e succesfactor voor kwaliteitszorg
Zijn deze zaken voor u ook herkenbaar?
- Inloggen in een andere applicatie, wat is het wachtwoord ook alweer?
- Heeft collega Petra nu alweer informatie in het ene systeem vastgelegd maar niet in het andere?
- Kan de overdracht van diensten niet sneller geregeld worden?
- En hoe maak ik een einde aan de hoge registratiedruk?
Al deze vragen zijn bepalend voor de werksfeer. En een goede werksfeer en dus meer tevreden werknemers blijkt 2e op de lijst te staan van succesfactoren voor de kwaliteit van de zorg! Uit onderzoek van het Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg (NIVEL)* blijkt dat niet alleen voldoende handen aan het bed, hoog opleidingsniveau en een juiste bezettingsgraad maar wel degelijk ook de werksfeer en medewerkerstevredenheid bepalend zijn voor een goede kwaliteit in de care sector (langdurige zorg). Instellingen of afdelingen met een gemiddelde bezetting die goed scoren op werksfeer, medewerkerstevredenheid en een laag ziekteverzuim, scoren net zo hoog op de kwaliteit van de zorg als vergelijkbare instellingen of afdelingen met een bovengemiddelde bezetting.
Gevaar schuilt in hoge registratie- en administratiedruk
Medewerkers in de zorg ervaren vaak een hoge registratiedruk. Zorgregistratie is ook niet eenvoudig. Niet alleen moeten ze van veel zaken verslaglegging doen, het is ook niet altijd even gemakkelijk om deze informatie in de verschillende systemen waarmee een zorginstelling werkt vast te leggen. Waar hoort deze informatie thuis? In het ECD, een e-mail naar de huisarts of familielid, in een HKZ-rapportage of geconsolideerd als verantwoording voor de Inspectie voor de Gezondheidszorg of het zorgkantoor? Veelvuldig invoerwerk is eerder regel dan uitzondering. Terwijl waterdichte registraties alleen maar belangrijker worden om inzichtelijk te kunnen maken tegen welke kosten, kwaliteit en opbrengsten welke zorg is geleverd. Dit wordt ook in het onderhandelingsproces met zorginkopers steeds belangrijker.
De oplossing: een zorgportaal
Een minder versnipperde ICT-omgeving, en dus een meer geïntegreerde informatievoorziening, zou aanzienlijk bijdragen aan het gebruikersgemak dat uw medewerkers ervaren. Hierbij kan een zorgportaal helpen, omdat een zorgportaal door middel van een integratielaag informatie uit de gewenste applicaties kan ontsluiten. Hierdoor hoeven medewerkers de benodigde informatie nog maar één keer vast te leggen. En met single sign on hebben ze ook in één keer toegang tot relevante informatie. Door deze toename van gebruiksvriendelijkheid van ICT wordt registreren eenvoudiger en onderdeel van het zorgproces.
Om ervoor te zorgen dat de gekozen ICT-oplossing aansluit bij de werkwijze van medewerkers, is het verstandig hen al vóór de invoering hiervan te betrekken. Draagvlak van zowel de top van de organisatie als op de werkvloer is een belangrijke succesfactor. Het is ook raadzaam om bij de implementatie en achteraf een groep key users aan te wijzen die op de werkvloer de eerste vragen en opmerkingen kunnen afvangen en achteraf kunnen optreden als coach. Zodat slimme ICT daadwerkelijk bijdraagt aan meer tevreden werknemers!
Hoe beïnvloedt u zorginstelling de medewerkerstevredenheid? Ik nodig u van harte uit om uw ervaringen te delen! Tevens hebben wij een uitgebreidere whitepaper beschikbaar over de overgang van een gefragmenteerde informatievoorziening naar een service-architectuur.
* Het onderzoek van het Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg (NIVEL) is uitgevoerd voor het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) (maart 2012).
Deze blog is geschreven door Jos van Anraad.
