U streeft er al jaren naar maar toch blijft door losse (deel)applicaties informatie versnipperd en kost het (te) veel tijd om informatie te vinden, laat staan kennis te delen met collega’s binnen of buiten de muren van de eigen zorginstelling. Het is de hoogste tijd voor de volgende stap: geïntegreerde informatievoorziening middels een zorgportaal. Hiermee beoogt u beter op elkaar afgestemde zorg en minder administratief werk. Maar haastige spoed is zelden goed. Dus waar moet u op letten bij de implementatie van een zorgportaal en waar ging het bij andere zorginstellingen wel eens mis?
We sommen de 5 belangrijkste valkuilen voor u op
- Niet voor iedereen en overal toegankelijk
- Gebrek aan commitment bij management danwel draagvlak op de werkvloer
- Onderschat de implementatie niet
- Geen aandacht voor adoptie van portalen in de zorg na live-gang
- Gebruiksgemak van ICT in de zorg vergeten
Voorwaarde voor succesvolle portalen in de zorg is dat alle zorgprofessionals toegang krijgen om informatie in te zien, vast te leggen en te delen. Dus van de activiteitenbegeleider, de zorgmanager, de huisarts tot en met de fysiotherapeut. De kracht van een zorgportaal is namelijk de betere communicatie tussen verschillende disciplines. Kenmerkend voor zorginstellingen is dat er weinig computers zijn, die bovendien niet bij de bewoner bij de kamer staan maar ergens afgezonderd in een kantoor. Deze beperkte toegankelijkheid is een enorme belemmering want hierdoor vindt zorgregistratie veel later plaats, en daardoor mogelijk minder nauwkeurig, dan direct nadat de zorg is verleend. Toegankelijkheid vanaf mobiele toepassingen zoals een smartphone of tablet zou natuurlijk ook helpen. Medewerkers kunnen dan bijvoorbeeld thuis ook hun protocollen bijwerken of een zorgplan voor een nieuwe cliënt uitschrijven.
Vergeet uw mensen niet!
Een cliché maar waarheid als een koe is het belang van commitment en draagvlak. Zowel in de top van de organisatie als bij de zorgprofessionals op de werkvloer. Als het management applicaties waar zij mee werken niet (op termijn) binnen het zorgportaal ontsluiten, dan zullen er altijd versnipperde informatie-eilandjes blijven bestaan. Zorginstellingen zijn niet de meest innovatie organisatie voor wat betreft ICT. Als het bijvoorbeeld ontbreekt zullen medewerkers er niet mee uit de voeten kunnen en mist u de boot. U kunt dit mede ondervangen door vooraf, tijdens en na de implementatie een juiste groep gebruikers tot key users te benoemen die als vraagbaak en coach kunnen optreden. De zorgsector is niet de meest innovatieve sector als het gaat om ICT, dus daarom is het extra belangrijk om voor een dergelijk project voldoende capaciteit te reserveren en investeren. Tot zien we vaak dat als het platform is gerealiseerd, dat we denken dat het wel goed komt. Niets is minder waar! Mensen zijn voor 80% bepalend voor het succes van een dergelijke ICT-verandering. Adoptie is méér dan alleen training. Gebruiksvriendelijke ICT helpt hier natuurlijk bij maar als u dit niet serieus neemt, blijft uw zorgportaal een mooi stukje techniek maar plukt u er niet de vruchten van.
Wilt u meer weten? Ga naar www.smartcare.imtech.com/smartportaal of download dan de checklist met 10 succesfactoren bij de implementatie van portalen in de zorg.
